Kế sách giúp giảm họp, tiết kiệm thời gian mà mọi việc vẫn chu toàn hiệu quả

Hầu như những gì không mang lại hiệu quả thì nó không cần thiết. Những điều đó chỉ mang lại ảo giác về sự tiến bộ, trong khi, chẳng có công việc nào được hoàn thành cả.

Hầu hết, trong các cuộc họp …

– Người tham gia không chuẩn bị trước bởi vì họ có thể lẩn trốn trong cuộc họp một cách dễ dàng.

– Người tham gia không tập trung bởi vì họ biết họ không tận dụng được thời gian.

– Người tham gia không quan tâm vì phần lớn thời gian chỉ để chia sẻ về những cập nhật mà họ đã được biết trước hoặc chẳng liên quan gì tới họ.

Nhưng có một giải pháp để giải thoát mọi người khỏi cái cảnh này. Đó chính là email.

Nếu email được sử dụng một cách chiến lược thì nó có thể loại bỏ hầu hết tất cả các cuộc họp và tiết kiệm thời gian lên đến 50%.

Email hiệu quả cao hơn các cuộc họp bởi thay vì tạo ra cuộc đối thoại ngẫu hứng và chuyện linh tinh ngoài chủ đề, email buộc người viết phải đưa ra những quyết định đã được suy nghĩ thấu đáo và thúc đẩy nhanh tiến độ.

Nhưng nó chỉ có hiệu quả khi bạn dùng đúng cách. Dưới đây là ví dụ để bạn tham khảo:

Mẫu email bạn có thể dùng để các cuộc họp hiệu quả hơn

Để giúp bạn biết cách sử dụng email như thế nào mới cải thiện được chất lượng các cuộc họp, hãy đọc một tình huống giả thuyết sau.

Đầu tiên, tôi sẽ nói cho bạn nghe một điều hiển nhiên này. Các cuộc họp chỉ nên được tiến hành để giải quyết một vấn đề. Nếu một cuộc họp mà không có mục đích cụ thể nào thì đó không phải là một cuộc họp.

Đối với giả thuyết của chúng tôi, hãy giả sử rằng bạn đang làm việc cho Công ty Tiện ích Acme và cần tìm ra cách ra mắt một sản phẩm mới.

Thay vì nhồi nhét mọi người trong phòng họp để thảo luận không có mục tiêu về tình huống đó, hãy gửi một email cho nhóm như sau:

1. Nêu vấn đề/ thách thức bao gồm khung thời gian và deadline đưa ra quyết định.

Ví dụ:

“Chúng ta sẽ phát hành sản phẩm mới vào ngày 17 tháng 3 và cần phải chốt kế hoạch ra mắt, bao gồm chiến lược quảng cáo và sự kiện. Kế hoạch này phải được chốt trong vòng 30 ngày kể từ hôm nay.”

2. Đặt một câu hỏi cụ thể (hoặc loạt câu hỏi) cho nhóm.

Ví dụ:

“Chúng tôi muốn nghe phản hồi của bạn về 2 vấn đề sau:

– Bạn nghĩ cách tốt nhất để chúng ta sử dụng hiệu quả ngân sách quảng cáo trị giá 50k đô?

– Bạn có đề xuất gì cho sự kiện trực tiếp ra mắt sản phẩm không?”

3. Đề xuất câu trả lời và/ hoặc nêu ra các tùy chọn để tiến hành (do bạn hoặc một số người có liên quan khác tạo ra cho dự án đưa ra)

Ví dụ:

“Sau khi nói chuyện với nhóm marketing, chúng tôi đã đưa ra 3 chiến lược tiềm năng.

Chúng ta có những lựa chọn chiến lược quảng cáo sau: đầu tư vào chiến dịch quảng cáo trên Facebook, nhờ những người có ảnh hưởng để quảng bá sản phẩm hoặc thực hiện chiến dịch gửi thư trực tiếp.

Đối với sự kiện trực tiếp, chúng tôi hiện đang xem xét việc mua một gian hàng tại TT Hội nghị Quốc gia hoặc tổ chức một bữa tiệc ra mắt tại văn phòng.”

4. Yêu cầu mọi người phản hồi và mời họ đề xuất các giải pháp tiềm năng của riêng họ. Cho họ deadline để trả lời.

Ví dụ:

“Vui lòng trả lời email này vào cuối ngày thứ Sáu và chia sẻ suy nghĩ của bạn về các lựa chọn trên và đề xuất bất kỳ ý tưởng nào bạn có.

Tôi sẽ xem xét các bước tiếp theo – cảm ơn!”

Sau khi gửi mail thì phải làm gì

Nếu bạn đơn giản chỉ gửi email như cái đã được đề cập ở trên trước mỗi cuộc họp, hoặc ai đó làm điều tương tự thì thời gian của cả bạn và team bạn sẽ trở nên có hiệu quả hơn.

Nhưng để tận dụng tối đa mẫu email này, bạn nên làm thêm một vài bước nữa.

Tùy thuộc vào số lượng người nhận email và sự nhiệt tình của team, bạn có thể yêu cầu mọi người trả lời trực tiếp cho bạn và tự đối chiếu các câu trả lời hoặc để họ trả lời cho tất cả những người được nhận email.

Trong hầu hết các trường hợp, tốt hơn là để họ trả lời cho riêng bạn và sau đó bạn tóm tắt các câu trả lời cho cả nhóm trong một email khác, thay vì tất cả mọi người bị loạn hộp thư đến (và ảnh hưởng đến suy nghĩ của những người khác).

Khi bạn nhận được phản hồi, hãy xem lại và thực hiện một trong hai bước sau:

1. Nhận ra bạn thực sự không cần một cuộc họp nào cả.

2. Dùng những thông tin mà bạn nhận được để tổ chức một cuộc họp mà chính bạn lên kế hoạch.

Giả sử trong trường hợp giả thuyết, mọi người đều cho rằng chiến dịch quảng cáo trên Facebook là cách tốt nhất để sử dụng ngân sách tiếp thị. Tuy vậy, họ không đồng nhất về cách lên kế hoạch cho sự kiện trực tiếp và có người cũng đã đưa ra một đề xuất mới cho sự kiện trực tiếp đáng để xem xét.

Sau đó, bạn có thể gửi một email như thế này cho nhóm:

Cảm ơn câu trả lời của các bạn!

Dường như mọi người đều đồng ý rằng chiến dịch Facebook là cách tốt nhất để phù hợp ngân sách quảng cáo, vì vậy nhóm marketing có thể xem xét và đưa ra giải pháp.

Ý kiến về lựa chọn sự kiện trực tiếp thì không thống nhất và Susie cũng đề xuất một ý tưởng mới thú vị đó là tổ chức sự kiện tại một cửa hàng, và ý tưởng này đáng được xem xét.

Vậy tôi đề xuất tổ chức một cuộc họp kéo dài 30p để thảo luận các vấn đề sau:

– Adam sẽ trình bày ý kiến mua một gian hàng (booth) tại hội nghị.

– Mary sẽ trình bày ý kiến một bữa tiệc ra mắt.

– Susie sẽ trình bày ý kiến một sự kiện pop-up.

Chúng ta sẽ thảo luận và đưa ra quyết định vào cuối cuộc họp.

Tôi hi vọng bạn đã tận hưởng thời gian làm việc ở Công ty Tiện ích Acme giả định này.

Nhưng quan trọng hơn, tôi hi vọng bạn thấy cách tiếp cận này có thể làm cho team làm việc hiệu quả hơn, giúp bạn có những quyết định tốt hơn, nhanh hơn, sáng suốt hơn.

Làm thế nào để đối phó với những người còn chần chừ

Email có vẻ như là một cách tiếp cận rõ ràng là tốt hơn cho các cuộc họp, nhưng sẽ có những người không buồn để ý đến nó. Nếu bạn muốn thực hiện phương pháp này, điều quan trọng là phải hiểu lý do đằng sau sự không đồng tình và bạn có thể phải đối mặt với những người khác.

Thông thường, có 4 lý do mà mọi người không sử dụng email theo cách này và mặc định cần phải tiến hành các cuộc họp không hiệu quả:

1. Họ không thể xác định vấn đề.

2. Họ không biết mình muốn gì từ người khác.

3. Họ sợ phải chia sẻ ý kiến của riêng mình (hoặc không muốn tiết lộ).

4. Họ sợ những người khác sẽ đồng ý (hoặc không) với ý tưởng của họ.

Nỗi sợ của họ chẳng có gì là sai, nhưng mà đây không phải là lời ngụy biện đúng đắn để họ và cả team của mình phải bị trì trệ. Vì vậy, bạn hãy cùng nhau vượt qua chúng để hoàn thành được nhiều công việc hơn và có nhiều thời gian hơn.

Các cuộc họp thường dành cho những người có tiếng nói và để nói lên điều bất kỳ nào đó đang xảy ra trong đầu một ai đó ở một thời điểm nhất định. Tất cả chỉ là ngẫu hứng.

Nhưng email buộc mọi người phải suy nghĩ và xem xét những gì họ muốn, những gì họ cần, những gì họ tin và làm thế nào để giải quyết một vấn đề. Nó yêu cầu sự cụ thể. Đó là lý do vì sao email lại có hiệu quả.